Susirinkimų knyga

zmones mazi

Kai įstatymais siekiama paklusnumo, o bausmėmis – tvarkos, žmonės, mėgindami išvengti nurodymų ir bausmių, praranda bet kokį sąžinės jautrumą. Ir atvirkščiai – kai valdoma pagal dorovines nuostatas, kai tvarka pasiekiama laikantis ritualų ir teisingų elgesio normų, žmonės ne tik nepraranda sąžinės, bet tampa atsidavę iš įsitikinimo (Konfucijus).

Yra tokia visuotinai priimta tiesa, kad susirinkimai yra tikra gaišatis. Geriau grįžtume prie „rimto darbo, nes per tuos susirinkimus nėra laiko dirbti“.

Patarimų, kaip efektyvinti susirinkimus, yra daug. Pastebėjau, kad daugumą tipinių rekomendacijų galima sugrupuoti į dvi temas: kaip nustatyti tvarką (pvz., „iš anksto paruošti dienotvarkę, nustatyti pranešimų laiką ir pan.“) arba kaip versti dalyvius elgtis tam tikru būdu (pvz., „Bendradarbiavimo susitarimai“). Tačiau daugelyje susirinkimų sunku palaikyti norimą tvarką ir elgesio standartus, ypač, jei imamasi svarstyti svarbius (todėl ir sunkius) klausimus. Atrodo, viskas vyktų puikiai, jei tik: darbotvarkė būtų žinoma iš anksto, pristatomi klausimai būtų paruošti iš anksto, dalyviai būtų perskaitę padalintą medžiagą, visi laikytųsi jiems skirto laiko, visi klausytųsi vieni kitų ir neužsiimtų pašaliniais darbais, kaip antai, elektroninio pašto tikrinimas ir t.t. Patarimų daug, tik kodėl taip sunku jų laikytis?

Geras susirinkimas visada yra įvykis. Jis turi išjudinti kolektyvą, padėti geriau suprasti situaciją, suvienyti veiksmui ir paskatinti sparčiai judėti pirmyn. Vienas svarbiausių gero susirinkimo požymių yra atsiradusi energija veikti ir pojūtis, kad kažką drauge nuveikėm. Taip pasireiškia gyvybinė galia, šaltinis, iš kurio semiamės energijos kasdieniams darbams ir didelėms svajonėms.

 

Kitaip tariant, geras susirinkimas yra vartai į:

- saviorganizaciją – komandinį tarpusavio pasitikėjimą ir veikimą išvien dėl bendro tikslo;
- savikontrolę – įsipareigojimą savo „chebrai“ (bendradarbiams), vienas kito palaikymą ir dalijimąsi resursais;
- veiksmingus (dabartinei situacijai tinkamus ir tikslius) sprendimus, kuriuos bendradarbiai energingai imasi įgyvendinti.


Kas yra susirinkimų knyga?

Idėja paruošti instrumentų rinkinį vadovams, kurie veda susirinkimus, kilo supratus, kad yra daug puikių grupinio darbo metodų, kurie padeda efektyviai organizuoti kolektyvinį žmonių darbą, tačiau jie daugiausiai žinomi gana siauram profesionalų ratui, išbarstyti įvairiuose interneto tinklapiuose (daugiausia anglų kalba), daugiausiai pritaikyti naudoti mokymuose ir konferencijose. O juk šie metodai yra puikūs pagalbininkai vadovui, turinčiam organizuoti savo komandos darbą, pasiekti, kad gerai bendradarbiautų žmonės iš skirtingų komandų, skirtingų interesų grupių, – tereikia tuos metodus šiek tiek adaptuoti.

Rinkinį, kurį vadovas galėtų turėti „po ranka ir panaudoti susirinkime „čia ir dabar pavadinome „Susirinkimų knyga”. Ją sudarys dvi dalys:

instrukcijos

Tai mažytė knygelė, kurioje sudėtos svarbiausios žinios ir nuorodos apie tai, ko reikia produktyviam, efektyviam, paprastam ir veiksmingam kolektyviam darbui susirinkime.

kortelės

Kiekviena kortelė – trumpa, bet detali, vaizdi ir informatyvi priemonė, leidžianti konkrečiai situacijai parinkti konkretų metodą ir čia pat jį pritaikyti.

Keli pavyzdžiai:

kortel2 kortele1  kortele4

Šiuo metu kortelės kuriamos ir testuojamos.