AB “Lietuvos geležinkeliai” – apie pokyčių valdymą

AB „Lietuvos geležinkeliai“ (toliau – bendrovė) Vidaus audito skyrių sudaro keli struktūriniai vienetai, kuriems deleguota atsakomybė už labai reikšmingas bendrovei sritis (vidaus auditas, rizikų vertinimas, vidaus kontrolė, verslo procesų modeliavimas ir valdymas). Vienas svarbiausių mūsų tikslų – maksimaliai prisidėti prie bendrovės veiklos gerinimo. Nors nemaža dalis bendrovės darbuotojų vis dar skeptiškai žiūri į Vidaus audito skyriaus kuriamą pridedamą vertę, Vidaus audito skyrius iš esmės yra ta bendrovės dalis, kuri nuolat rekomenduoja/siūlo daryti pokyčius įmonės labui.

Vidaus audito skyriaus verslo procesų valdymo specialistai, atlikdami bendrovės procesų tobulinimo ir efektyvinimo darbus, taiko bendrovės darbuotojams dar neįprastus, netradicinius vadybos, efektyvumo didinimo metodus, o vienas iš jų – LEAN vadybos sistemos metodas. Tai yra labai akivaizdus pokytis tiek verslo procesų valdymo specialistams, tiek visiems tobulinamų procesų dalyviams, kadangi reikia įsisavinti naujus darbo principus. Daugeliu atveju tai reiškia, kad reikia perlaužti save, pakeisti nusistovėjusį mąstymo būdą, o tai yra visada sunku, nes būtina išeiti iš komforto zonos.

Kitas mūsų tikslas – nuolat tobulėti patiems, todėl mums svarbu nuolat palaikyti sveiką darbinę atmosferą, gerą mikroklimatą, sukurti darbuotojams tokią aplinką, kurioje jie, net būdami visiškai skirtingi, galėtų dirbti kaip viena darni komanda ir prisidėti prie skyriaus tikslų įgyvendinimo, kiek įmanoma mažiau reaguodami į darbinės aplinkos pokyčius.

img_20161109_084855

Gyvendami atskaitingumo pokyčio lūkesčiais supratome, kad ir mums reikia pagalbos besiruošiant neišvengiamiems pasikeitimams, naujovėms. Nors esame pokyčių iniciatoriai arba pokyčio idėjos skleidėjai bendrovėje, kai pokyčiai tiesiogiai susiję su mumis, tampame tais eiliniais įmonės darbuotojais, kuriems reikia suprasti pokyčio esmę, reikšmę sau patiems, reikia sugebėti jį priimti. Matydami, kaip kartais audituojamiesiems ir verslo procesų tobulinantiems darbuotojams sunku padaryti net nedidelį žingsnį pirmyn, pokyčio link, supratome – reikia pasiruošti patiems ir paruošti komandą ateities iššūkiams. Kilo mintis organizuoti pažintinį seminarą Pokyčių valdymas: kaip priimti pokytį pačiam ir padėti priimti pokytį komandai tema.

Pasirodo, viskas genialiai paprasta ir žemiška, nors daugeliui iš seminaro klausytojų vis tik buvo didelis atradimas, kiek reikšmingai žmogaus smegenų fiziologiniai procesai veikia mūsų elgesį pokyčio metu. Nudžiugome sužinoję, kad bet kurio amžiaus žmogaus smegenys gali sėkmingai prisitaikyti prie pokyčių, jeigu jis teisingai supras, kas vyksta, kodėl vyksta, kaip jam veikti susidūrus su pokyčiais ir juos lydinčiomis problemomis – baimė, nežinomybės, nesaugumo jausmas. Pokyčių valdymo mokymai padėjo geriau suprasti, kaip mąsto žmogus tiek inicijuodamas, tiek įgyvendindamas, tiek dalyvaudamas įgyvendinant pokyčius, kaip reikalinga teisingai suprasti, kas vyksta ir, kaip visam kolektyvui, pradedant vadovu ir baigiant eiliniu darbuotoju, svarbu turėti paramą vykstant pokyčiams. Tikimės, kad Pokyčių valdymo mokymai, adaptyvių pokyčių esmės atskleidimas Vidaus audito skyriaus darbuotojams padės lengviau įtraukti į bendrovės veiklos tobulinimą, veiklos procesų tobulinimą dalyvius, įgytos žinios apie bendravimą pokyčių metu padės perteikti siūlomus naujus metodus, skatins kokybiškai ir kūrybingai dirbti komandoje, o pačiam skyriui lengviau išgyventi jo laukiamą pokytį, neprarasti tam laikotarpiui darbingumo ir entuziazmo.

Nomeda Patackienė, Vidaus audito sektoriaus viršininkė


Pokyčių valdymas yra madinga tema. Apie tai daug rašoma, kalbama ir daug patariama. Ypač daug kalbama apie pasipriešinimą pokyčiams ir dažnai pamirštama, jog kiekvienas žmogus iš prigimties yra pajėgus ne tik susitvarkyti su savo gyvenimo pokyčiais, bet ir pats juos inicijuoti. Jei taip nebūtų, žmonės nebaigtų mokyklos, nekurtų šeimos, nesusilauktų vaikų, nekeistų darbo, nekeliautų į svetimas šalis.

Kai kalbame apie pokyčius organizacijoje, dėmesys nukreipiamas į vadovus. Taip, vadovų vaidmuo svarbus, tačiau jis nėra didesnis ir labiau svarbus, nei visų kitų darbuotojų atsakomybė už bendrą ateitį. Labiausiai vadovų vaidmuo skiriasi tuo, kad pokyčių metu reikia labai daug drąsos.

Pokyčių pradžioje dauguma žmonių nemato, kuo nauja situacija galėtų būti geresnė už tą, kuri yra dabar. Jie tik puikiai nujaučia, kad kiekviename pokytyje galima nemažai prarasti. Natūraliai kyla įvairios baimės ir aistros, o žmonės atsigręžia į savo vadovus laukdami atsakymų. Tada ateina visuotinės drąsos metas, kai reikia pažiūrėti tiesai į akis: mums reikia ne tik techninių naujovių, mums teks keistis patiems.

Kalbant apie pokyčius, svarbu gerai suprasti save, kaip mes veikiame, kaip ir kodėl priimame vienus ar kitus sprendimus, kaip ir kodėl net juos priėmę, kartais visai nesiimame veiksmų. Mūsų smegenys - be galo galingas ir paslaptingas organas, kuriame gimsta mūsų mintys, intelektas, talentai, emocijos, baimės, svajonės ir visi mūsų atliekami veiksmai. Tad norint įgyvendinti bet kokį pokytį, pirmiausia turi pasikeisti mūsų smegenys. Nors ir mūsų smegenys turi didžiulį porencialą pokyčiams (tai vadinama neuroplastiškumu), jos neretai tam priešinasi. 
 
Pirmiausia, mūsų smegenys bijo staigių ir didelių pokyčių. Šie "išgąsdina" labai seną smegenų dalį vadinamą migdoliniu kūnu, kuri "pagimdo" baimę, nerimą ir pyktį. Šių emocijų valdomi, neretai grįžtame prie senos veiklos, kad tik jaustumės saugiai. Kitas aspektas - smegenų sveikata. Jei savo smegenimis nesirūpinsime, jiems nebeužteks "jėgų" pokyčių sukūrimui. Smegenims labai svarbus miegas, sveika mityba, fizinė veikla, reguliarios pertraukėlės, mėgstama veikla, socialinis gyvenimas ir streso mažinimas. 
 
Norint bet ką pakeisti, turime smegenyse suformuoti naujus tinklus, kas eikvoja daug energijos ir užtrunka bent keletą savaičių nuosekliai dirbant to link. Tad nors ir mūsų smegenys gali susidoroti su pokyčiais tiek mūsų asmeniniams, tiek profesiniams gyvenime tam reikia gerų įpročių, daug energijos, nuoseklumo ir sistemingo palaikymo.

Organizacijose pokyčiai visada turi dvi puses techninę, kuri turi logiką ir gyvena žmonių galvose, ir adaptyviąją, kuri turi jausmus ir gyvena žmonių širdyse. Labiausiai paplitusi pokyčių valdymo, t.y. gebėjimo mobilizuoti žmones spręsti savo darbines problemas, klaida yra pritaikyti techninį (racionalų ir logišką) sprendimą adaptyviems (emocingiems ir neracionaliems) iššūkiams spręsti. Pažiūrėkim į tokį pavyzdį:

Senai veikiančiam padaliniui ėmėsi vadovauti naujas vadovas, kuriam buvo pasakyta pertvarkyti savo departamentą diegiant naujas technologijas ir keičiant darbo procesus. Kai kuriems darbuotojams tai reikš atleidimą, kitiems teks peržiūrėti atsakomybes, greičiausiai sumažės skyrių vadovų. Ankstesnis vadovas departamente buvo mėgiamas, tačiau su juo teko atsisveikinti, nes jis nesugebėjo sėkmingai imtis veiklos klestėjimui būtinų pertvarkų.

Ši pokyčio situacija yra dvejopa:

- Ji turi techninę pusę: reikia sukurti naują organizacinę schemą, pakeisti žmonių darbo vietų tvarką, sukurti naujų procesų, parengti darbo sutarties nutraukimo susitarimus, ir pan. Techniniai elementai labai svarbūs, sudėtingi, tačiau tai nėra visas situacijos paveikslas.

Pokyčių valdymas darbe būtų saugus užsiėmimas, jei susidurtume su iššūkiais, kuriems spręsti pakaktų to, ką jau išmanome, t.y. jau turime reikiamas žinias ir procedūras. Mes tai vadiname technine puse.

- Ji turi adaptyviąją pusę: darbuotojams teks savo ištikimybę ir atsidavimą ankstesniam vadovui pakeisti lojalumu naujajam vadovui; visiems teks pažvelgti tiesai į akis ir suprasti, kodėl ankstesnis darbo organizavimas nebe funkcionalus ir kaip patys padėjome jam tokiu tapti; visiems teks išsaugoti produktyvius santykius ir bendradarbiavimo dvasią tuomet, kai departamente mažės žmonių; dar teks didinti produktyvumą naudojant naują technologiją tuomet, kai naujasis darbo procesas dar nėra visiškai savas.

Tokia situacija kels konfliktus ir įtampas, kurių negali išspręsti vienas vadovas su savo galia ir autoritetu iš aukščiau. Mes tai vadiname adaptyviaisiais iššūkiais, nes norint susidoroti su situacija visiems bendradarbiams teks imtis eksperimentų, atrasti, kaip elgtis naujai, ir prisitaikyti.

Departamentas galės klestėti tik tuomet, kai bendradarbiai ne tik išmoks taikyti naują technologiją, bet ir ją naudodami keis savo požiūrius, vertybes ir elgesį. Pagrindinis visų nesėkmių darant pokyčius šaltinis yra įsitikinimas, kad adaptyvieji iššūkiai gali būti sprendžiami techninėmis priemonėmis.

Geroji naujiena – visuose mumyse gyvena atradėjas, visi galime pasižadinti smalsumą ir leisti sau eksperimentuoti, ypač, jei tai darome komandoje. Imantis eksperimentuoti labai svarbu žinoti, vardan ko tai darome. Nuolatinis kalbėjimasis apie tikslą, priežastį ir prasmę yra raktas į sėkmingą eksperimentavimą, kuris padeda „atrasti“ naujus būdus. Inžinieriams tereikia prisiminti, kad jie ne tik garantuoja stabilumą, bet ir gali atrasti naujų dalykų. Svarbu tai daryti komandiškai.